PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT (PKSZ)
a BRÓKER ROYAL Biztosítási Alkusz Kft. és Ügyfelei részére

I. Preambulum

A BRÓKER ROYAL Biztosítási Alkusz Kft. (a továbbiakban: Társaság) a tevékenységére, magatartására, vagy mulasztására vonatkozó panaszok hatékony, átlátható és gyors kezelésének érdekében Ügyfelei számára – a biztosítókról és a biztosítási tevékenységről szóló 2003. évi LX. törvénynek megfelelve – az alábbi panaszkezelési szabályzatot állapítja meg, illetve vezeti be.

A panaszok nyilvántartására, kezelésére további előírásokat tartalmaz még a Társaság érvényben lévő minőségirányítási szabályozása is (pl. MK 8.2.1.1. fejezet).

II. Fogalmak

1. Panasz

A panasz a Társaság üzleti tevékenységével kapcsolatos nem szerződés szerinti teljesítéshez, szolgáltatáshoz, vagy a szolgáltatással összefüggő tevékenységéhez kapcsolódó konkrét bejelentés, reklamáció, melyben az Ügyfél vagy a képviseletében eljáró személy a Társaság tevékenységével, magatartásával vagy mulasztásával kapcsolatos kritikát, észrevételt, vélemény-nyilvánítást fogalmaz meg, illetve melyben, az Ügyfél a Társaság tudomására hozza elégedetlenségét és kívánságát a megoldásra vonatkozóan. Panaszt tenni lehet szóban (személyesen vagy telefonon) vagy írásban (személyesen vagy más által átadott irat útján, postai úton, telefaxon, elektronikus levélben).

NEM minősül panasznak

• Az Ügyfél által a Társasághoz benyújtott olyan kérelem, amely általános tájékoztatás-, vélemény-, vagy állásfoglalás kérésére irányul.
• Minden olyan kifogás és észrevétel, amelyben az Ügyfél a Társaság eljárását nem valamely konkrét szolgáltatással, hanem egyéb, a szolgáltatással összefüggő tevékenységével vagy a Társaság működésével kapcsolatban kifogásolja.
• Az Ügyfél adataiban bekövetkezett változás kapcsán előterjesztett adatmódosítási igények.
• Helytelenül rögzített adatok kijavítása céljából előterjesztett kérelem, amely a szerződés lényeges feltételeit (díj, biztosítási fedezet) nem érinti.
• Azok a kérelmek, amelyek nem a Társaság, hanem valamely biztosító vagy pénzintézet nem jog- vagy szerződésszerű teljesítése miatt terjeszt elő az Ügyfél.

2. Ügyfél

Ügyfél az a jogi személyiségű, vagy jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy szervezet, valamint magánszemély, aki részére a Társaság, mint független biztosításközvetítő vagy pénzügyi szolgáltatásközvetítő üzletszerű gazdasági tevékenységi körébe tartozó szolgáltatást nyújt, illetve jelen szabályzat alkalmazása során az Ügyfél képviseletében eljáró személy.

A panasz képviselő vagy meghatalmazott útján történő benyújtása esetén a társaság vizsgálja a benyújtási jogosultságot, amelyet a benyújtó személyének azonosítására alkalmas iratok és/vagy adatok bemutatásával/megadásával illetve meghatalmazással igazolhat.
Panaszjegyzőkönyv alkalmazása esetén a panaszos Ügyfél neve mellett fel kell tüntetni az Ügyfél – törvényes, illetve meghatalmazotti – képviselőjeként eljáró, panaszbenyújtó természetes személy nevét is (pl. vállalat képviselője, természetes személy meghatalmazottja, stb.).

III. Alapelvek

1. A panaszokat beérkezésük sorrendjében kell kivizsgálni és elintézni. A Társaság ügyvezetője kivételt tehet e szabály alól és a panasz soron kívüli kivizsgálását, és elintézését rendelheti el abban az esetben, ha az érintett ügyben a beérkezési sorrend betartása az Ügyfél jogainak, jogos érdekeinek jelentős sérelmével járna.
   
   
2. A panasz alapján tett intézkedéseket olyan módon kell dokumentálni, hogy abból egyértelműen ellenőrizhető legyen az elintézés módja, annak időpontja, az eljáró ügyintéző neve.
   
   
3. Minden panaszról a Társaság minőségirányítási rendszerében előírtak szerint (ld. MK 8.2.1.1. fejezet) egységes nyilvántartást kell vezetni, melyben külön meg kell jelölni mindazon panaszügyeket, melyek a biztosítási/pénzügyi szolgáltatási szerződés lényeges adatának módosítását eredményezték.
   
   
4. A panaszügyek kivizsgálása és a panasz alapján elvégzendő feladatok teljesítése során a Társaság minden munkatársa köteles az intézkedő munkatárssal – annak megkeresése alapján – együttműködni, őt segíteni a hatékony intézkedés érdekében.
   
   
5. Amennyiben egy panasz megalapozatlansága nem állapítható meg kétséget kizáróan, akkor úgy kell tekinteni, hogy a panasz megalapozott, s ennek megfelelően kell az ügyben a Társaságnak eljárnia.
   
   
6. A megalapozottnak minősült panaszok esetében meg kell téríteni mindazon felmerült károkat, melyek az ügyfeleket a panasz alapjául szolgáló hibával összefüggésben, a Társaság, vagy bármely teljesítési segédje magatartása miatt érte.
   
   
7. A Társaság az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontját a panasz közlését követő 30 napon belül megküldi az Ügyfélnek.
   
   
8. A Társaság a panaszdokumentumokat és az arra adott válaszdokumentumokat legalább 3 évig megőrzi, és azokat a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletének (PSZÁF) kérésére bemutatja.

IV. A szabályzat hatálya

A szabályzat hatálya kiterjed a Társaságra, valamint a panaszt tevő személyre.

V. A panasztétel lehetséges módjai

1., Szóbeli

a, Személyesen
b, Telefonon

2., Írásbeli

a, Személyesen vagy más által átadott irat útján
b, Postai úton
c, Telefaxon
d, Elektronikus levélben

VI. Részletes szabályok

VI.1. Általános eljárási szabályok

1. A panasz kivizsgálására elsősorban és elsőként az ügyvezető jogosult és köteles. Amennyiben a Társaság bármely munkatársa részére panasz-bejelentés érkezik, köteles azt haladéktalanul az ügyvezető részére továbbítani. A panasszal kapcsolatos feladatok ellátására, ügyintézésre az ügyvezető vagy megbízza a Társaság arra alkalmas dolgozóját, vagy maga jár el és intézkedik.
   
   
2. A VI/1.1. pont szabálya alól kivételt képez, ha a panaszt közvetlenül a panasszal érintett ügyben érdemben eljárt munkatárs részére jelentik be, és e munkatárs a megalapozott panasz alapján a probléma megoldására alkalmas intézkedésre jogosult és képes. Ebben az esetben a panasz beérkezéséről, a panasz alapján tett intézkedésről haladéktalanul tájékoztatni köteles az ügyvezetőt, ha a panasz elintézése a biztosítási/pénzügyi szolgáltatási szerződés lényeges adatának módosítását eredményezte.
   
   
3. Az ügyvezető, vagy az ügyintézéssel megbízott dolgozó, a beérkező panasz kivizsgálása során megkeresi az ügyben eljárt munkatársat, szükség szerint az érintett biztosító társaságot/pénzintézetet, beszerzi az ügyre vonatkozó dokumentumokat, adatokat, információkat.
   
   
4. Az ügyvezető, vagy az ügyintézéssel megbízott dolgozó, az információk beszerzését követően dönt a panasz megalapozottságáról és a szükséges intézkedések megtételéről.
   
   
5. Amennyiben az ügyintézéssel megbízott dolgozó nem tud egyértelmű döntést hozni a VI/1.4. pontban meghatározott kérdésekben, abban az esetben köteles haladéktalanul tájékoztatni az ügyvezetőt a panaszról. A tájékoztatásnak ki kell terjednie a panaszügy minden releváns körülményére. A tájékoztatással egyidejűleg be kell mutatni az ügyvezetőnek az ügyre vonatkozó valamennyi dokumentumot.
   
   
6. Az ügyvezető a VI/1.5. pont szerint megkapott tájékoztatást követően haladéktalanul köteles döntést hozni a VI/1.4. pontban megjelölt kérdésekben és a döntés végrehajtására felhívni az ügyintézéssel megbízott dolgozót, vagy az intézkedésre jogosult munkatársat.
   
   
7. Az intézkedés végrehajtásáról, a megtett intézkedésről minden esetben tájékoztatni kell a panaszt bejelentő Ügyfelet.

VI.2. Eljárás kártérítési kötelezettséget keletkeztető panaszügyek esetén

1. Azon panaszügyekben, amelyekben a panaszüggyel összefüggésben az Ügyfél kártérítési igényt jelent be, vagy a panasz kivizsgálása során felmerül a kártérítési kötelezettség lehetősége, a szabályzat rendelkezéseit a jelen pontban meghatározottak figyelembe vételével kell alkalmazni.
   
   
2. Azokban a panaszügyekben, amelyekben a panaszüggyel összefüggésben az Ügyfél kártérítési igényt jelent be, vagy a panasz kivizsgálása során felmerül a kártérítési kötelezettség lehetősége, csak az ügyvezető hozhat döntést a panasz megalapozottságáról és a szükséges intézkedésről. Ezekben az ügyekben az ügyvezető feladata a panaszügyet kivizsgálni, a jelen szabályzatban előírtaknak megfelelően.
   
   
3. Amennyiben az ügyvezető a VI/2.2. pont szerinti vizsgálat alapján a kártérítési igényt jogszerűnek ítéli, vagy nem tudja egyértelműen megítélni, abban az esetben haladéktalanul köteles a Társaság jogi képviselőjének átadni az ügyet a vonatkozó valamennyi dokumentummal együtt.
   
   
4. Amennyiben társaság jogi képviselője a panasszal összefüggésben felmerült kárigényt megalapozottnak ítéli, köteles azonnal előterjeszteni az ügyet a Társaság ügyvezetője részére, javaslatot téve az igény kielégítésének jogalapjára és összegszerűségére.
   
   
5. Amennyiben az ügyvezető kétséget kizáróan megállapítja – önállóan vagy a Társaság jogi képviselőjének előterjesztése alapján – a Társaság felelősségét, abban az esetben megbízza a Társaság jogi képviselőjét a szükséges okiratok elkészítésével és minden egyéb, szükséges lépést megtesz annak érdekében, hogy a Társaság a kármegtérítési kötelezettségének eleget tegyen.

VI.3. Eljárás szóban (személyesen vagy telefonon) közölt panasz esetén

Panaszügyintézés helye: 5000 Szolnok, Arany János utca 20. szám.

Nyitva tartás: hétfőtől csütörtökig: 8.00 - 16.00 óráig, pénteken: 8.00-14.00 óráig.

Telefon: + 36-56-426-226

Hétfői munkanapokon telefonos panaszbejelentés lehetséges még 16.00 - 20.00 óráig a
+36-56-513-395 telefonszámon.

1. Telefonon történő panaszkezelés esetén a Társaságnak biztosítania kell az ésszerű várakozási időn belüli hívásfogadást és ügyintézést.
   
   
2. Telefonon történő panaszkezelés esetén az Ügyfél és a Társaság közötti telefonos kommunikációról, az Ügyfél érdekében hangfelvétel készül. A hangfelvételt a Társaságnál egy évig kell megőrzi. Ügyfél kérésére a Társaságnak biztosítania kell a hangfelvétel visszahallgatását, továbbá térítésmentesen rendelkezésére kell bocsátani a hangfelvételről készített, a Társaság ügyvezetője által hitelesített Jegyzőkönyvet.
   
   
3. A Társaság a szóbeli panaszt – amennyiben lehetséges – azonnal megvizsgálja, és szükség szerint orvosolja. Ha az Ügyfél a panasz kezelésével, megoldásával nem ért egyet, a Társaságnak a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról Jegyzőkönyvet kell felvennie. A Jegyzőkönyv egy másolati példányát, személyesen közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek át kell adni, telefonon közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek a panasz közlését követő 30 napon belül meg kell küldeni.
   
   
4. Ha a szóbeli panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a Társaság a panaszrólJegyzőkönyvet vesz fel, melynek egy másolati példányát, személyesen közölt szóbeli panasz esetén Ügyfélnek át kell adni, telefonon közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek a panasz közlését követő 30 napon belül meg kell küldeni.

VI. 4. Eljárás írásban közölt panasz esetén

Levélcím: BRÓKER ROYAL Biztosítási Alkusz Kft.
Szolnok, Arany János utca 20. szám

Fax: + 36-56-513-395

E-mail: biztositas@brokerroyal.hu

A Társaság az Ügyfél kérésére a panasz benyújtásához Panaszbejelentő Lap formanyomtatványt bocsát az Ügyfél rendelkezésére, mely jelen szabályzat 1. sz. mellékletét képezi.

1. A Társasághoz írásban beérkezett panaszt, a korábbiakban meghatározottak szerint kell kivizsgálni és kezelni, illetve dokumentálni és nyilvántartani.

VII. Eljárás a panasz elutasítása esetén

A panasz elutasítása esetén a Társaságnak válaszlevélben kell tájékoztatnia az Ügyfelet arról, hogy panaszával – annak jellege szerint – vagy a PSZÁF vagy a Békéltető Testület eljárását kezdeményezheti, továbbá meg kell adni az Ügyfél számára a PSZÁF és az Ügyfél lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes Békéltető Testület elérhetőségét, az alábbiak szerint:

Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete
telefonon: 06-40-203-776
levélben: 1535 Budapest, 114., Pf.: 777.
e-mail útján: ugyfelszolgalat@pszaf.hu
személyesen: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39. (Krisztina Plaza)

A békéltető testületek elérhetőségei:

VIII. Egyéb rendelkezések

1. A panaszügy kivizsgálása során vétkesnek bizonyuló munkatárssal szemben az ügyvezető, mint a munkáltatói jogok gyakorlója a Munka törvénykönyvében és a munkaviszonyra vonatkozó egyéb jogszabályokban meghatározott módon vizsgálatot indíthat és érvényesítheti a jogszabályokban előírt jogkövetkezményeket.
   
   
2. Amennyiben a lefolytatott vizsgálat az Ügyfél panaszának – a hatályos jogszabályok alapján – nem ad helyt, az ügyvezetőnek, az ügyfél-elégedettség elérése érdekében, illetve az eset összes körülményére is figyelemmel, lehetősége van méltányossági alapon az Ügyfél számára kedvező döntést hozni.
   
   
3. Jelen szabályzatot a Társaság ügyvezetője köteles átadni, illetve megismertetni a munkatársakkal.
   
   
4. Jelen szabályzat rendelkezéseinek megváltoztatására kizárólag a Társaság ügyvezetője jogosult.
   
   
5. A panaszügyekre vonatkozó szabályok nem lehetnek ellentétesek jogszabállyal, vagy az állami irányítás egyéb eszközének minősülő normával. Semmisnek kell tekinteni a szabályzatnak azt a rendelkezését, mely e feltételnek nem tesz eleget.
   
   
6. A panaszügyi nyilvántartást a korábbiakban vezetett Ügyfélszolgálati összesített nyilvántartástól elkülönítetten kell kezelni.

IX. A szabályzat hatályba lépése

A Panaszkezelési Szabályzat 2010. 01. 01. napjától hatályos, a Társaság minőségirányítási rendszerének vonatkozó fejezetével együtt (ld. MK 8.2.1.1. fejezet).

Társaságunk számára kiemelkedő fontosságú Ügyfeleink elégedettsége, ezért köszönjük, ha észrevételével megkeres bennünket.

A BROKER ROYAL Biztosítási Alkusz Kft. Panaszkezelési Szabályzata készült 5, azaz öt módosítás átvezetésére kötelezett, sorszámozott példányban.

Jóváhagyva:

Szolnok, 2010. január 01.

Tóth Róbert Miklós s.k.
ügyvezető

Letölthető panaszbejelentő lap (RTF): --->>>